18 juin 2019

LA DÉMATÉRIALISATION

Un contexte propice à la dématérialisation :

Le contexte économique actuel soumet les entreprises à une pression de plus en plus forte et impose une véritable culture de la performance : travailler mieux, plus vite et à moindre coût.

Réduction des dépenses et augmentation de la productivité sont au cœur des priorités et conduisent les entreprises à mener des actions de transformation se traduisant par la refonte des processus, tant opérationnels que métiers, avec comme objectif leur simplification et leur optimisation.

Les systèmes d’information apparaissent comme l’un des leviers essentiels de cette transformation, dans la mesure où ils permettent de gagner en temps et en efficacité via l’automatisation des tâches, tout en garantissant fiabilité avec par exemple la signature électronique et traçabilité des données traitées.
Parmi les solutions mises en œuvre, la dématérialisation peut permettre de sécuriser et d’automatiser des processus (fournisseurs, clients) souvent chronophages et à faible valeur ajoutée.

Si tous les départements de l’entreprise sont concernés par la dématérialisation, force est de constater que les directions financières sont souvent en première ligne, puisqu’elles gèrent d’importants flux documentaires et sont soumises à des lois et réglementations de plus en plus exigeantes.

Au-delà de l’aspect économique, il est important de s’intéresser à la dématérialisation des factures pour des questions juridiques.

Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises de plus de 250 salariés vendant des biens & services à l’État ont l’obligation de dématérialiser leurs factures en utilisant le plateforme de dématérialisation Chorus Pro.

Cette obligation s’applique également aux PME à partir du 1er janvier 2019, et aux TPE à partir du 1er janvier 2020.

Le même calendrier s’applique aux échanges entre entreprises privées concernant la réception des documents (vous serez bientôt obligés d’accepter les factures électroniques).

L’agence Keys To Digital vous accompagne dans votre transformation numérique de dématérialisation pour vous permettre de sécuriser et d’automatiser vos processus (fournisseurs, clients).

La dématérialisation des Marchés Publics :

Si l’acheteur public peut, depuis 2001, imposer la transmission des plis par voie électronique en procédure adaptée, ce n’est qu’en 2018 que cette possibilité c’est transformée en obligation – et ce pour tous les marchés.

La dématérialisation des marchés publics a prit depuis au 1er octobre 2018 un nouveau virage.

Les obligations entrées en vigueur à cette échéance pour tous les acheteurs publics concernent principalement la procédure de passation des marchés, à savoir : la mise à disposition des documents de la consultation, les communications et les échanges d’information par voie électronique entre acheteur et opérateurs économiques et la remise des documents justificatifs par les candidats.

Par ailleurs, l’article 107 du décret 2016-360 du 25 mars 2016 précise qu’ «Au plus tard le 1er octobre 2018, l’acheteur offre, sur son profil d’acheteur, un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure à 25 000 euros HT, à l’exception des informations dont la divulgation serait contraire à l’ordre public ».

L’agence Keys To Digital vous accompagne dans la mise en place d’une stratégie digitale dans le seul but de vous donner une vision globale du numérique pour y agir efficacement en activant les bons leviers pour votre entreprise.

Contactez nous pour parler de votre projet